Excelで行う勤怠管理方法では関数を使う

縦に数字が並んでいて、それを全て足さないといけないということがあります。暗算ができる人であれば簡単にすることができるのでしょうが、一般の人であればそれほど簡単に行うことはできません。なんの道具もない状態であれば、筆算を用いて計算をするということになるでしょう。古風な道具としては、そろばんを利用するということがあります。さらに最近の道具であれば、電卓を使うということもあります。これらであれば、比較的早く、それも正確に計算することができることになります。入力ミスがある可能性がありますから、何回か検算をする必要もあります。このとき、もっと簡単な方法があります。

それが表計算ソフトを使うというものです。こちらにおいて、セルに数字を入力していくことになります。そして数字の下のセルなどに計算式を入力します。簡単なのはセルをひとつずつたしていく方法です。10個の数字であれば、10回セルをたすということになります。10個であればこの方法でも良いのですが、100個や1000個となるととても入力できません。そこで使うと良いのが関数というものです。こちらであれば、範囲の始めと終わりを指定して、その前に関数式を入れるだけで簡単に合計を出すことができます。表計算を利用するといろいろなことが容易にできます。ということでExcelで行う勤怠管理方法があります。集計で面倒くさいものとしては、残業時間の計算があると思います。個人ごとに毎日のように残業をしているということがあります。30分ということもあれば1時間、さらには2時間35分などの端数が出てくるようなこともあります。このような時にとのようにすれば良いかです。時間の集計というのは、通常の数字を合計しただけではうまく計算できないことがあります。1時間を1としたとき、2時間35分を2.35とするとおかしくなってしまいます。

方法の一つとしては、時間と分を別々に計算するということがあります。30分は0時間30分、1時間は1時間0分というようにしておきます。時間と分をそれぞれ合計します。すると時間が3、分が65などになります。65分は1時間5分のことですから、調整をして4時間5分と出すことができるということです。これを計算式に入れておけば、毎回計算しなおす必要がないということです。決まった表に数字を入力していくだけで、何時間何分残業したということが計算できることになります。自分で計算しなければ、計算間違いも減ることになります。